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境外形成证据的公证与认证

作者:赵红      来源:本站     浏览:

在民事案件中,当事人一方或双方是外国人、无国籍人、外国企业或组织、或者当事人之间民事法律关系的设立、变更、终止的法律事实发生在外国,或者诉讼标的物在外国的民事案件,则可称为涉外民事案件。相较于国内民商事案件,涉外案件在不限于诉讼期间、证据的认定、送达程序、判决承认等诸多方面都有不同。而上述不同又散见我国关于民事诉讼的各类法律法规、司法解释、公约协议等文件中。对于甚少接触涉外案件的律师来说,很可能因对相关规定的不熟悉而导致忽略某些程序、实体上的要求,而导致在诉讼中面临诸如因法院无管辖权而无法立案,或虽经立案审判但最终判决无法在国外得以承认执行,或主要证据因未履行公证认证等证明程序而不被法院认可等不利后果。所以,律师在办理涉外案件时,需要事先了解有关涉外案件在国内法院诉讼的相关规定,以免损害当事人利益,增加自身执业风险。

针对涉外案件中形成于境外的案件材料如何才能被国内法院视作证据使用,本文将做一个简要的介绍。

一、法律规定

涉外民事案件中,许多案件材料、文书均是在境外形成或签署。对于这类法律文书,需要履行一定的证明程序后才能被国内法院同意作为证据使用。未履行相关程序的,法院很可能不认可其作为证据的效力,而最终影响案件的结果。

在《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》中,对此提出了原则性的规定。《民诉证据若干规定》第十一条规定:“当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和国领域外形成的,该证据应当经所在国公证机关予以证明,并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证,或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的,应当履行相关的证明手续”,明确规定了在中华人民共和国领域外形成的证据要用于国内机构的,必须经过公证或者进行公证后再予以认证;形成于港澳台的,要履行证明手续。

除《民诉证据若干规定》之外,在不限于《维也纳领事关系公约》、《维也纳外交关系公约》、《领事认证办法》、《中国委托公证人(香港)管理办法》、《两岸公证书使用查证协议》等文件中,针对证据形成地的不同与国家地区之间外交关系的不同,对履行公证、认证的具体程序,提出了具体细化的要求,需要律师在办理案件时予以注意。

二、境外法律文书公证、认证的意义

那么,涉外案件中境外证据的公证、认证的意义为何?是不是经过公证、认证后的证据,其真实、合法性就当然得以不被质疑?

我们从中国驻纽约总领事馆官网上发布的《关于办理公证有关情况的通知》中可以看到如下内容“本公证书仅证明所附文书上的签字、指印或者印章属实,不证明文书中提及的身份证、房产证等其它财产权属证明的真实性,亦不证明文书申请人对文书中提及的财产等具有处分权”;在外交部《领事认证办法》中有如下条款:“领事认证是领事认证机构以国家名义对文书予以确认的活动,其目的是使一国出具的文书能在另一国境内得以承认,不会因为怀疑文书上的印鉴、签名的真实性而影响其域外的法律效力。领事认证不对公证书或者其他证明文书证明的事项行使证明职能,不对文书内容本身的真实性、合法性负责,文书内容由文书出具机构负责”;以及各国公证员在办理公证时所陈述“某某在我面前签字”、“某某文件原件与复印件一致”等公证词中,可得出如下结论:涉外案件中的公证,是文书出具国的公证机构、公证律师或者其他公证人对相关文书上的签字、印鉴等形式真实性予以证明;认证是一国外交、领事及其授权机构在涉外公证书上确认前述公证机关、认证机关或其他某些相应机关的最后一个印鉴或签名是属实的,上述操作使得形成于文书出具国的证据可以用于另一国境内,但相关文书中涉及的证据本身是否真实、合法,公证与认证并不一定予以证明。这些经过了公证、认证的证据,最终是否会被国内法院所采纳,依旧得视庭上质证的结果而定。

三、办理流程

(一)一般流程

一般情况下,外籍当事人提交的境外证据材料需要履行三道程序,才算完成了境外证据的公证认证程序:一次公证、两次认证,即所谓的“双认证”。

外籍当事人首先需将相关的证据材料经过所在国当地有资格办理涉外公证事务的公证机构、公证律师或其他公证人员予以公证,然后提交该国外交部门或其授权机构进行第一次认证,接下来再经过中国驻该国大使馆或者领事馆进行领事认证。  

(二)例外情况

除前述三个阶段外,在实际操作中,可能会有些例外情形。

比如在美国有些州,程序甚至可能达到四道。当事人需先将有关文书办理公证,然后将公证后的文书向所在州的郡书记官申请认证(有时候这一步又被称为县认证),再由州务卿认证郡书记官的签字属实,最后才提交我国使领馆进行领事认证。

再比如,根据中国驻美国大使馆的做法,对于送往中国香港、澳门地区使用的法律文书,只需办理公证及州务卿或美国国务院认证办公室确认后,无需再办理领事认证,就可以送往中国香港、澳门使用,这就是“单认证”。

而如果我国律师代理的是涉外案件中的中国籍公民,只是因当事人身处境外,无法参加相应的诉讼程序,这个时候其如果需要提交某些类似于授权委托书、起诉状等法律文书用于国内法院,则只需要到我国驻其所在国的大使馆或领事馆对相应的法律文件进行公证,而无需再履行认证手续。这与外国籍当事人需要在国外同时办理公证和认证手续有所差异。但使领馆能够办理公证的法律文书类型,建议先进行了解。在使领馆可直接办理公证类型之外的法律文书要用于国内的,依旧需要经过公证、认证程序。

(三)港澳台地区的证明流程

涉港澳台的诉讼虽然实质上不属于涉外案件,但需比照涉外诉讼程序进行审理。来自上述地区的法律文书,亦需经过相应的证明程序。

在香港,符合特定资格的律师通过中国司法部的考试、考核后可以申请作为委托公证人。来自香港的法律文书,需先委托前述有权作为委托公证人的律师做公证,然后到中国法律服务(香港)有限公司加盖转递章后才能用于国内;

来自澳门的法律文书,也需要委托司法部指定的澳门公证律师做公证。澳门也有中国法律服务澳门有限公司,目前司法部并没有批复其有香港公司一样的地位,但为了案件委托起见,来自澳门的法律文件最好也加盖转递章;

来自我国台湾地区的法律文书,先要到台湾的公证机关公证;公证书副本寄交内地公证员协会进行核证,核证后的法律文书即可在国内使用了。

四、办理公证、认证过程中应注意的事项

(一)事先了解可办理公证的事项

虽然我国《民诉证据若干规定》要求形成于境外的证据均需履行公证、认证手续,但在实际操作中,并不是所有的事项均可以顺利的办理涉外公证、认证,公证机关可能以不属于公证类型、需要案件另一方当事人配合等理由不予办理公证。所以律师在办理涉外案件时,如果国内法院有管辖权且当事人亦想在国内法院立案,而主要证据又形成于境外,在可能的情况下,律师可尽量先了解主要证据形成地的公证机关是否可以出具上述证据的公证文书。如果公证机关回答说不能办理主要证据材料的公证认证,则要慎重考虑是否依旧在国内法院起诉。

(二)公证文件的有效期

有些公证文件,比如无配偶公证、婚姻状况公证、未受刑事处罚公证、健在公证等,办理公证时会提示该公证文件本身存在一个有效期。当事人应在有效期内尽快办理接下来的认证手续。如果超出有效期依旧未申请认证,该公证书本身即已经失去效力,相关部门是不会对一份已经失去效力的公证书再进行认证的。

(三)公证与认证的地域范围一致性

办理公证认证手续时,应注意管辖区原则,跨区域的办理一般不能实现。原则上来说,做公证时,应在所需要办理公证的证据的形成地选择公证机关,然后在相应的辖区内选择认证的使领馆。比如,我国在美国华盛顿设立了一个大使馆,在其他城市设立了五个总领事馆。如果在大使馆所辖区州内的各州办理公证认证时,应先将所需公证的文件交由证据形成地的公证律师或有权公证机关出具公证书后,交由美国国务院认证,之后再由我国大使馆予以认证;而领事馆所辖区州范围内的公证书出具后,不能送往大使馆认证,而只能由其所在州务卿予以认证后,交由其所在辖区内的领事馆予以认证。

(四)其他

在办理对《委托书》、《声明书》、起诉状、诉讼文书等材料的公证手续时,应注意不能提前签名或填写日期,必须待公证员或领事官员审核通过后在其面前签名并填写日期,否则将要重新准备并填写。相关文书应考虑到日后可能要用的次数与时限,委托权限与期限要考虑周全,委托书可以多备几份,如果当事人不能亲自参加庭审,尽量办理特别授权,以免到时因授权的问题导致被法院按撤诉处理。提交的外文材料,需要附有经公证的中文译本。否则亦有可能被国内法院不认可的风险。

鉴于各国对于使用于本国之外的法律文件的公证认证的具体要求、条件均有所不同,前述内容也仅是办理公证、认证流程的基础知识。律师在实际操作中,建议在可能的情况下,与文书出具国当地的公证机关及使领馆联系,并确认办理公证认证的流程,以免影响案件的顺利进展。