【规章制度】用人单位劳动用工法律风险防范实务系列

用人单位在用工过程中，法律风险无处不在，本系列文章从用人单位法律风险管理入手，对用人单位招聘录用与入职管理、劳动合同订立、试用期管理、规章制度、员工培训、保密与竞业限制、工时制度与休息制度、工资福利、社会保险、劳动合同的解除、变更和终止、经济补偿金和赔偿金、劳务派遣和非全日制用工、女职工“三期”、工伤和争议解决等方面进行详细地讲解，并提供实用的操作建议，不足之处敬请指正。

规章制度

规章制度是用人单位依照法律和民主程序制定的，在本单位范围内实行并用以组织生产、经营和开展劳动管理的行为规则。在用人单位范围内，规章制度相当于其内部的“法律”，原则上对劳动者具有约束力。劳动者违反规章制度规定，用人单位可依据规章制度对劳动者进行相应“处罚”，严重者甚至可解除劳动合同。一般来说，用人单位依据规章制度对单位内部进行管理是受法律保护的。但是，在仲裁或诉讼过程中，用人单位的规章制度被认定为无效，导致败诉的情形却屡见不鲜。总的来说，规章制度会出现无效的情形，不外乎以下的情形：实体上，违反了国家法律、行政法规和政策的规定；程序上，未经过民主协商程序制度或未进行公示、未向劳动者告知。因此，若想辛苦制定的规章制度最终能落于实处，用人单位在之制定、修改规章制度时就应注意以下方面：

一、规章制度的实体要求

1、

规章制度的内容

通程我国现行的劳动法框架下，只是规定了劳动报酬、工作时间等直接涉及劳动者切身利益的内容应纳入民主管理程序内，但并没有明确规定用人单位的规章制度应当包括哪些内容，用人单位可根据单位自身的需要设计。一般情况下，用人单位制定规章制度时，会包括但不限于以下内容：员工招聘或入职管理、员工培训、劳动合同管理、工作时间和休息休假、工资及保险福利待遇、劳动安全卫生及劳动保护、劳动纪律和员工守则、职工奖惩、保密制度和竞业限制、附则等项目。

2、

规章制度内容要合法且合理

通程用人单位在制定规章制度的内容时，应当注意使其符合现行有效的法律、行政法规和政策的规定，否则规章制度对劳动者将不具有约束力。在处理合法性问题时，用人单位要注意不仅不能违反现行法律的规范性条文，也不要违反法律、行政法规中的原则性规定，也就是所谓的“法律原则”。如类似“单位内部员工之间禁止恋爱、结婚，若违反，用人单位有权单方面解除劳动合同”的内容在不少用人单位的规章制度上体现，但因这样的规定违反了《婚姻法》中的婚姻自由原则，会被仲裁机构或法院认为是无效的规章制度规定。此外，用人单位规章制度通常还不得违反国家的政策规定，否则也不得作为裁判依据。这里的政策不如法律、法规容易把握，内容相当广泛，用人单位在制定规章制度时应多加留意。

相较于合法性，合理性的认定较为复杂，自由裁量的空间较大。用人单位在制定规章制度内容时，应当注意让规章制度内容符合自身经营管理特点，符合其对劳动者的需要，以及符合公平、公正等基本原则。

3、

规章制度内容不能与劳动合同或集体合同相冲突

通程集体合同系由用人单位与工会签订的具有劳动基准意义的协议，劳动合同是由用人单位与具体劳动者签订的个体协议。根据劳动争议司法解释（二）第十六条规定，用人单位制定的内部规章制度与集体合同或劳动合同约定的内容不一致时，劳动者具有选择权。劳动者若请求优先适用对其有利的合同约定的，人民法院应予支持。故此，用人单位应注意规章制度与劳动合同、集体合同内容的协调统一。

二、规章制度的程序要求

通程规章制度除了会因实体违法无效，还可能因制定、告知程序违法而无效。

规章制度应经民主程序加以制定

通程用人单位在制定规章制度时，内容可分为：涉及到劳动者切身利益的规章制度及其重大事项和非涉及到劳动者切身利益的规章制度及其事项。

通程对于后者，如用人单位自行确定的福利待遇、操作流程，体现的是用人单位的经营自主权，因此可由用人单位自行单方拟定，只要此类制度不违反我国法律、法规的强制性规定并已告知劳动者，则劳动者就有遵守的义务，即使有争议一般也由用人单位内部解决，并不纳入司法审查的范围。

通程但对于前者，用人单位的经营自主权受到劳动权的制约，用人单位应先履行民主程序。《劳动合同法》更是首次以立法形式将“劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额”等八项内容纳入民主管理程序内。用人单位在制定此类规章制度时，应履行“讨论、征求意见、平等协商确定”的民主程序，即由用人单位先提出方案，再与职工大会或职代会协商并由其提出意见，最后再与职代会或工会协商确定。当然，为适度平衡用人单位管理权与劳动者劳动权，如果劳资双方虽经协商却无法就前述规章制度达成一致意见，则应赋予用人单位决定权。

2、

规章制度应向劳动者进行公示或告知

通程规章制度制定后，用人单位有义务向劳动者公示或告知。知悉用人单位的规章制度，是劳动者遵守义务和参与民主管理的前提。在劳动争议中，用人单位对规章制度的公示或告知承担举证责任。最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条也规定，向劳动者公示或告知的程序是用人单位的规章制度合法有效并可作为调处案件的依据的必要条件之一。因此，在劳动争议中，若用人单位不能证明适用规章制度对劳动者“处罚”前，已将相关内容向劳动者公示、告知，将会面临因程序违法而败诉的风险。

三、规章制度的构建建议

通程在劳动纠纷案件中，与用人单位规章制度有关的纠纷占据很大的比例。因此，建议用人单位在制定乃至修改规章制度时，注意以下几个问题，减少日后的隐患：

1制定、修改规章制度时注意保存平等协商过的证据

通程用人单位一旦与劳动者在劳动规章制度效力问题上发生了争议，用人单位需举证证明其规章制度经过了平等协商。若事先不保留相应证据，将在仲裁或诉讼中面临无法举证而败诉的法律风险。故此，用人单位在制定、修改规章制度，履行平等协商程序时，要保留好相关的会议纪要、与会人员签字、讨论情况与经过等证据。

2、注意公示、公告的方法

通程用人单位可在入职登记表、员工手册等文件中附随涉及劳动者切身利益的相关规章制度，通过登记表填写、手册发放的方式将规章制度予以公示、公告，并保留劳动者的签领确认。或采取培训考试、传阅等方法公示、公告。培训时，注意保留培训记录，至少包含培训时间、地点、参会人员、培训内容以及与会人员的签到；考试时注意保存考试试卷；传阅时，保留劳动者传阅时的签名。

通程用人单位应尽量避免以网站公布、电子邮件或公告栏的方式公示、告知。上述方法不仅不容易举证，而且，劳动者可辩称其没有义务随时关注公司网站、邮件、公告栏的变化。另外，用人单位也尽量不要将规章制度作为劳动合同的附件。因为一旦该规章制度成为劳动合同的附件并成为其中不可分割的组成部分时，该规章制度就具有劳动合同的效力。若用人单位要对该规章制度进行修改，不仅要履行正常的与民主管理机构协商确定的程序外，还必须与个别劳动者按《劳动合同法》的规定办理劳动合同的变更。若劳动不同意变更，则即使修改后的规章制度通过民主程序且合法，也可能对该员工不产生任何约束力。

3、对属于严重违反规章制度的行为加以明确

通程对于劳动者何种行为属于严重违反用人单位规章制度，《劳动法》、《劳动合同法》都未作出明确规定。对于不同性质类型的用人单位来说，同一种情况是否属于严重违反规章制度，判断结果可能并不相同。因此，这就要考虑根据劳动法原则以及用人单位的性质、劳动者工作内容、生产经营情况等实际情况综合来判断。

一般来说，严重违反规章制度的情形可以从以下几个方面进行考虑：涉嫌违反治安处罚法及构成犯罪的行为；违反考勤制度的行为；违反公司劳动者日常行为规范及工作记录的行为；违反单位诚信保密制度的行为；影响生产秩序及侵害公司利益的行为；违反公司劳动者管理制度的行为等。用人单位可以根据实际情况，确定将哪些行为列入属于严重违反本单位规章制度的行为。除此之外，用人单位还可以在规章制度中明确“严重违反”的标准，如连续旷工达到几次属于严重违反；损害公司利益达到一定数额属于严重违反。这样操作起来便有章可循。

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