管好你的印鉴，有些黑锅你可以不用背

1、公司刻制印章时办理公安登记备案，严禁使用未经公安备案登记的印章

通程有些企业法律意识不强，为图方便随便找个街边小摊小贩刻制印章或者同时使用备案的印章和未备案的印章，殊不知这些行为背后会面临巨大的法律风险。如果公司使用的印章没有办理公安备案或者公司同时使用备案的印章和未备案的印章，一旦有人私刻公司印章对外签订合同，公司将很难举证证明行为人使用的公章是私刻的，如果合同相对方要求公司承担合同责任，公司也只能哑巴吃黄连，有苦说不出，而且公司承担责任后，也很难追究行为人的民事责任和刑事责任。

通程为避免该风险，企业在刻制印章时必须办理公安备案登记，如因企业内部部门需刻制印章必须经总经理书面审批批准后由公司统一刻制，并办理公安备案登记。同时，公司在外进行往来时，应规范印章的使用，统一使用已经办理备案登记的印章。

2、指定专人保管公司证件，并进行规范使用

通程 为避免他人使用公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证件的复印件和私刻的印章以公司名义与第三人签订合同，导致公司陷入纠纷，公司应指定专人保管公司证件，如需使用证件复印件，应在复印件上标明该复印件的使用事由和使用范围。

3、指定专人保管印章

通程印章就是责任，企业印章的保管必须要由值得信任的专人负责，明确印章保管人员的职责，印章保管人不得擅自将印章委托第三人保管，对印章使用申请必须进行严格的审查，并在印章管理制度中明确印章保管人责任承担。

4、实施印章审批登记制度

通程员工使用公司印章必须经公司有关主管领导签字批准后方能到印章保管人处盖章并进行盖章登记，注明用章时间、用印事项和用印人等详细信息，并由印章保管人员保存用章审批单和登记表，一旦发生纠纷，公司可以向相关责任人员进行追溯。

5、对印鉴携带外出进行严格管控

通程员工如因工作原因需携带印鉴外出，必须指定1至2名监管人员一同外出，并登记外带人员、监管人员姓名、使用事由、时间等事项，监管人员必须严格履行工作职责，监督印鉴的使用情况，一旦发生越权使用的情形，应当场予以制止，明确使用人和监管人员的工作职责和责任承担，一旦发生纠纷，公司可向相关责任人员追溯。

6、印鉴保管人员离职或变动管理

通程明确印鉴交接的流程，设置监交人作为第三方现场监督印鉴保管人员的印鉴交接，核实印鉴保管人员所保管的印鉴是否已全部移交完毕，并在交接完毕后予以签字，避免交接环节发生疏漏。同时，在印章保管人员离职时及时通知业务相关人员和单位。

7、严禁在空白纸或空白文件上用章

通程为避免相关人员擅自使用盖有公司印章的文件以公司名义对外进行经济往来，给公司造成不必要的经济损失，一般情况下应严格禁止在空白纸张或空白文件上用章，如遇特殊和紧急情况，必须经公司总经理书面同意并进行登记，登记文件的份数、用途和文件保管人等，并在盖有印章的文件使用后再次进行登记备案，明确文件保管人员应承担的工作责任，在文件保管人员离职时及时收回空白用章文件并通知业务相关人员和相关单位。

8、统一销毁作废的印章

通程公司所属部门发生变更或撤销后，应立即将收缴相关的全部印章和用章登记记录，由公司统一将作废的印章进行销毁。

9、公司印章遗失、被盗或被抢时，及时采取措施

通程首先，应及时通知与公司有业务往来的相关人员和单位，并到派出所报案，领取报案证明；然后，在市级以上的报纸上刊登遗失声明，声明原印章作废；最后，按照工商和公安机关规定的相关流程办理新印章的刻制和登记备案。

公司治理与知识产权战略部简介

通程湖南通程律师事务所公司治理与知识产权战略部致力于公司治理与知识产权战略的法律风险研究与实务操作，为公司提供专业的法律风险管理服务，帮助公司构建系统化法律风险管控体系。